什么是人事档案

人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反应个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文字材料。其含义主要是组织、人事或人力资源管理部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励、惩罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。 

 

人事档案的特点

1.现实性。人事档案是一个人历史记录的文件材料,是在不同的阶段形成的,无论在人员调动、任免、出国、入党、入团、晋升等等现实工作中都要使用人事档案。

2.真实性。真实性是人事档案的生命。直接关系到人事档案的使用价值,它是人事档案能否正确发挥作用的基础和赖以存在的前提。从个体来说,每一份人事档案材料的来源、内容、形式等方面,都必须完全可靠和真实。

3.动态性。具有与时具进的特点。人事档案必须根据形势的发展和各个历史阶段对每个人实际表现的记载不断补充内容,并随人员的流动而流动。 

4.保密性。人事档案的内容涉及相对人的工作和一生经历的重大事件,个人的功绩、过错、家庭以及生活中的隐私等方面的情况和材料,只能由组织上掌握与保存。它属于国家机密,任何人不得泄露和私自保存他人的人事档案。

 

人事档案的作用

1.是考察、了解干部和职工的必要手段。

2.是记载和考证个人历史的重要凭证。

3.是编写人物传记和专业史的宝贵资料。

4.维护个人权益和福利的法律信证。

 

完整的人事档案应包括那些内容材料

1.履历材料。

2.自传材料及报告材料。

3.鉴定、考察、考核及审计工作中形成的材料。

4.学历、学位及专业技术职称材料。

5.政治历史情况审查材料。

6.党团材料。

7.奖励材料。

8.处分材料。

9.任免、工资、离退休、出国审批等材料。

10.其他可供组织上参考的材料。

 

流动人员人事档案的管理体制

流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分。实行”集中统一、归口管理”的管理体制,主管部门为政府人力资源社会保障部门,接收同级党委组织部门的监督和指导。流动人员人事档案具体由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。

根据人社部《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》要求,取消办理转正定级手续,档案转递时不再开具行政(工资)介绍信。

 

流动人员人事档案管理的范围

    按照人社部〔2014〕90号文件的最新规定,流动人员人事档案管理的范围具体包括:

1.非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;

2.辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员的档案;

3.与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案;

4.未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;

 5.自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案;

6.外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;

7.自由职业或灵活就业人员的档案;

8.其他实行社会管理人员的档案。

 

流动人员人事档案的基本公共服务

1.档案的接收和转递;

2.档案材料的收集、鉴别和归档;

 3.档案的整理、装订和保管;

4.为符合相关规定的单位提供档案查(借)阅服务;

5.依据档案记载出具存档、经历、亲属关系、无犯罪记录等其他相关证明;

6.为相关单位提供升学、入党、参军、录用、出国(境)等政审(考察)服务;

7.党员组织关系的转接;

8.为委托单位的存档人员办理聘用合同鉴证;

9.社会保险业务开户及代缴(养老、医疗、工伤、失业、生育保险和住房公积金)“五险一金”;

10.政府人事行政部门授权和用人单位(个人)委托的其他人事档案业务。

 

流动人员人事档案安全保密管理

流动人员人事档案库房严格按照国家相关的安全防灾标准,建立健全人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系。经常开展档案安全检查,及时发现和排除隐患,严防失密、失窃、损毁等档案安全事故发生,确保信息安全和长期可用。

1.档案库房管理坚持"以防为主,防治结合"的方针和"坚固实用,安全防范,科学管理,利用方便"的原则。严格按照防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施管理,确保档案的安全有效。

2.人事档案的保管、借阅、转递、必须建立健全严格的规章制度和登记制度,确保人事档案的安全、保密和完整。

3.严禁个人私自留存他人的档案,对利用档案材料营私舞弊者,应视情节予以严肃处理。